En faktura kan se ut på många olika sätt. Många företag väljer att designa sin egen faktura med t.ex. företagets logga på så den ska vara lättigenkännelig för företagets kunder. En faktura kan även fungera som marknadsföring för företaget, och därför är det viktigt att den ser prydlig ut och är lätt överskådlig.
Det viktigaste som krävs av en faktura är dock att alla de gällande lagarna och bestämmelserna för fakturering följs. En faktura ska bland annat alltid innehålla namnen och adressuppgifterna för säljaren och köparen, ett fakturanummer, momsregisternummer, datum som fakturan har utfärdats på, en varu- eller tjänstespecifikation samt detaljerade prisuppgifter med skattesatser. Eftersom en faktura fungerar som ett bevis på köpet så är det därför oerhört viktigt att den är korrekt ifylld och att inga uppgifter fattas. Det vanligaste sättet att skicka en faktura är per post, men om om kunden har godkänt det så går det även bra att skicka fakturan elektroniskt, t.ex. med e-post.
För att företagets bokföring ska fungera så är det viktigt att arkivera och spara varenda faktura. De kan behövas t.ex. vid redovisningen av företagets intäkter och fungera som bevis vid möjliga tvister om köpet.